公的資金経理・検査対応

補助金の経理にお困りの方へ

補助金は、書類仕事が大変だとよく言われます。

税金が投入される会社には、国と同じような管理が求められているのです。 検査の際には、国の会計処理原則に基づいて「正しく処理されたのか?」と言う事を問われます。 弊社では、豊富な経験に基づき、公的資金経理・検査対応にお困りの方への支援を行っております。

公的資金経理・検査対応支援内容について、具体的なお問い合わせは こちら

獲った後のコトをおしえてくれる人はいなかった

私どもは、補助金に関わって10年ほどになりますが、獲った後にどうするのか、どうなのかと言う本当の情報は見たことがありません。そのため、いろいろなウワサや憶測で不安に思っている人は多いものです。

それなのに、多くの補助金コンサルタントのホームページは、「補助金を獲る = 申請書の体裁を良くする」程度のアドバイスで、採択されれば後はハッピーと言う程度しかありません。

こういう情報不足の状態のために、補助金を出す行政側のスキルは上がってきているのに、補助金を上手く活用するべき 企業側のスキルがほとんど向上していないように感じています。

私どもも実際に補助金の申請 をし、研究開発を進めてきたので、単に「申請する」ということが全てではなく、 「採択後のマネジメント」が重要だと身にしみ分ります。

会計検査院のルールに縛られた制度

実際にマネジメントをしてみれば分かることですが、補助金の運用にあたっては 企業には理解しがたい書類の整備が必要です。

ただ逆の立場で考えれば、多くの採択事業者の管理をしている行政の担当者は、最後まで事業の具体的なイメージを持つ機会もなく、書類の整合性が全てになってしまいます。

その点を理解して、説明に便利な資料をそろえておく必要があるのです。これを年度末にまとめて処理しようとすると、 結果として トラブルを呼び込むこ原因になるのです。

会計検査のやり方は単純作業の一貫性チェック

補助金は、獲ってしまってからの書類が大変だとよく言われます。

モノを作る会社では、「書類なんかに関わっているヒマは無い!」とか、「役人はツマラン事にこだわりすぎだ!」と息巻くオジサンも良く見ますが、そうも言ってられないのが補助金を使う側の義務です。

まず、なぜ面倒な事が発生するのかという本質から説明したいと思います。

補助金が最終的に誰に検査されるかと言えば「会計検査院」です。 どの省庁でどんな政策に基づいて交付された補助金か、というそんなことは一切お構いなしに、国の会計処理原則に基づいて「正しく処理されたのか?」と言う事を問われます。

それで、担当者が最終的に気にするのは、「会計検査院に説明できる書類が整備できるか?」と言うポイントになってしまうのです。 もし、補助金の不正受給と言うことになれば、担当者の面目は丸潰れ、管理能力を問われて出世にだって響きかねません。

この前提に基づいて、一番引っかかりが無いように、最初から最後まで整合性のある書類を作りましょう。この書類作りで一番面倒なのが、修正が発生した時です。

本当に頻繁に起こってしまうのが、見積書から支払いまでに内容と金額が変わってしまうという事です。 私どもの体験で一番困ったのは、それまでの書類はすべて整っているのに、支払いの時に勝手に「振込手数料を引いて振込」をされた時です。

書類を全部直すのか、その金額だけを別に振り込むのか、と担当者と相談した結果、振込金額と引いた手数料を合わせた総額の領収書を作ってもらい、引いた分は現金で支払って、領収書に明細を記載すると言う手続きで対応すればよいと言う事になったのです。

とにかく、お金を払うまで気が抜けないのです。

これはつまり、「会計の管理手続きが一貫して守られているか否か」と言う事を問われているのです。 補助金で求められる管理は、「見積書」「発注書」「納品書」「請求書」「領収書」の全てが一致して、最初に決められた事が間違いなく遂行されているということです。

すなわち、税金が投入される会社には、国と同じような資金運用が求められているのです。

ここで、原点に立ち返って考えてみましょう。 一番手間がかからないのは、変更が発生しない事です。 そのためには、時間が無いからと言って計画段階で適当な仕様決めやスケジュール作成をせず、間違いなく実施する(できる)内容を書くのが一番です。

適当に作った計画には、毎回痛い思いをさせられてきました。 結局3割くらいしか使えなかった事もあります。大変なことになります。

検査前に後悔しないよう、「見積書」「発注書」「納品書」「請求書」「領収書」の一覧チェックの仕組みを作りましょう。